Urheberspuren in PDFs und Office-Dateien

Verfasserangaben, Firmenpfade und Revisionsverlauf — die Metadaten, die Sie mit jedem Vertrag weitergeben.

Verträge, Angebote, Rechnungen, Präsentationen: Geschäftsdokumente stecken voller versteckter Informationen. Anders als Fotos enthalten sie selten GPS-Koordinaten — aber oft mehr über interne Abläufe und Personen.

Wo die Daten liegen

PDF

Ein PDF führt Metadaten an zwei Stellen:

das Info-Dictionary: Title, Author, Subject, Keywords, Creator, Producer, CreationDate, ModificationDate.
XMP-Metadaten: ein XML-Block, der dieselben Felder wiederholt und erweitert, einschließlich Bearbeitungswerkzeugen und Dokument-IDs.

PDFs können außerdem eingebettete Dateien, Formulardaten und JavaScript enthalten — nützliche Funktionen, die man vor dem externen Versand prüfen sollte.

Fig. 01Die zwei Metadaten-Ablagen eines PDF

Info-DictionaryPDF-Objekt · Schlüssel/Wert

TitleAuthorSubjectKeywordsCreatorProducerCreationDateModDate

XMP-MetadatenXML-Stream

xmp:CreatorToolxmp:CreateDatexmp:ModifyDatexmpMM:DocumentID

Eingebettete Objektekeine Metadaten, aber aufschlussreich

JavaScriptEmbedded filesForm fields

Ein PDF speichert dieselben Angaben zweimal, in zwei Formaten. Ein gründliches Bereinigungswerkzeug muss beide leeren, sonst bleibt die ältere Kopie erhalten.Info-Dictionary und XMP nach PDF 32000-1:2008

Office-Dateien (DOCX, XLSX, PPTX)

Office-Dateien sind ZIP-Archive. Darin finden sich:

docProps/core.xml — Creator, LastModifiedBy, Titel, Betreff, Schlagworte, Revision.
docProps/app.xml — Anwendung und Version, Company, Manager, Template, Bearbeitungszeit.
docProps/custom.xml — eigene Eigenschaften, die Ihre Organisation ergänzt hat.

Da es sich um ZIP-Container handelt, können Metadaten auch in den Dateinamen interner Teile stecken, etwa in Pfaden mit Benutzernamen.

Fig. 02Eine DOCX ist ein ZIP-Archiv

Zvertrag.docx

[Content_Types].xmlManifest
word/document.xmlsichtbarer Text
docProps/core.xmlCreator, LastModifiedBy
docProps/app.xmlCompany, Manager, Template
docProps/custom.xmleigene Eigenschaften

Benennt man eine .docx in .zip um, zeigt sich die echte Struktur. Die Dokumenteigenschaften liegen in drei kleinen XML-Teilen, getrennt vom sichtbaren Inhalt.Office-Open-XML-Verpackung, ECMA-376

Fig. 03Blick in docProps/core.xml

docProps/core.xml

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<cp:coreProperties>
  <dc:creator>J. Doe</dc:creator>
  <cp:lastModifiedBy>J. Doe</cp:lastModifiedBy>
  <cp:revision>7</cp:revision>
  <dcterms:modified>2026-08-14T09:21:00Z</dcterms:modified>
</cp:coreProperties>

Das ist die eigentliche Nutzlast. Zwei Zeilen benennen den Verfasser, und der Revisionszähler gibt der Empfängerin beiläufig Aufschluss darüber, wie viele Verhandlungsrunden das Dokument durchlaufen hat.Dublin Core und OPC-Core-Properties, ECMA-376 Teil 2

Was in der Praxis weitergegeben wird

Wer es geschrieben hat. dc:creator und cp:lastModifiedBy nennen Personen.
Wo sie arbeiten. Felder wie Company und Manager identifizieren Organisation und Berichtslinien.
Wie oft es sich geändert hat. Revisionszähler und Bearbeitungszeit geben Aufschluss über Verhandlungsrunden.
Welche Tools genutzt wurden. Anwendung und Version zeigen Ihren Software-Stack — relevant für Angreifer, die nach bekannten Schwachstellen suchen.
Aus welcher Vorlage es stammt. Template-Namen enthalten manchmal interne Projektcodes.

Dokumente richtig bereinigen

ShredHub schreibt die Dokumenteigenschaften neu, statt Teile zu löschen — die Datei bleibt in Word, Excel und PowerPoint gültig:

core.xml behält nur normalisierte Zeitstempel.
app.xml behält den Anwendungsnamen, entfernt Company, Manager und Template.
Eigene Eigenschaften werden geleert.
Makros werden nicht entfernt — ShredHub warnt stattdessen, weil das Entfernen den Dateityp ändert und Workflows brechen kann. Entfernen Sie Makros bei Bedarf im Editor.

Bei PDFs leert ShredHub das Info-Dictionary, entfernt den XMP-Stream und beseitigt JavaScript-Trigger — anschließend wird das Ergebnis verifiziert.

Eine Gewohnheit, die sich lohnt

Bauen Sie einen Bereinigungsschritt in Ihren Dokument-Workflow ein — direkt vor „an externe Empfänger senden“. Es dauert Sekunden, erfordert keine Spezialsoftware und verhindert die kleinen Datenweitergaben, die sich über die Zeit summieren.