Urheberspuren in PDFs und Office-Dateien

Verträge, Angebote, Rechnungen, Präsentationen: Geschäftsdokumente stecken voller versteckter Informationen. Anders als Fotos enthalten sie selten GPS-Koordinaten — aber oft mehr über interne Abläufe und Personen.

Wo die Daten liegen

PDF

Ein PDF hat zwei Metadaten-Zuhause:

• das Info-Dictionary: Title, Author, Subject, Keywords, Creator, Producer, CreationDate, ModificationDate.
• XMP-Metadaten: ein XML-Block, der dieselben Felder wiederholen und erweitern kann, inklusive Bearbeitungswerkzeuge und Dokument-IDs.

PDFs können außerdem eingebettete Dateien, Formulardaten und JavaScript enthalten — nützliche Funktionen, die man vor dem externen Versand prüfen sollte.

Office-Dateien (DOCX, XLSX, PPTX)

Office-Dateien sind ZIP-Archive. Darin findest du:

• docProps/core.xml — Creator, LastModifiedBy, Titel, Betreff, Schlagworte, Revision.
• docProps/app.xml — Anwendung und Version, Company, Manager, Template, Bearbeitungszeit.
• docProps/custom.xml — eigene Eigenschaften, die deine Organisation ergänzt hat.

Weil es ZIP-Container sind, können Metadaten auch in Dateinamen interner Teile stecken, etwa in Pfaden mit Benutzernamen.

Was in der Praxis leakt

• Wer es geschrieben hat. dc:creator und cp:lastModifiedBy nennen Personen.
• Wo sie arbeiten. Felder wie Company und Manager identifizieren Organisation und Berichtslinien.
• Wie oft es sich geändert hat. Revisionszähler und Bearbeitungszeit verraten Verhandlungsrunden.
• Welche Tools genutzt wurden. Anwendung und Version zeigen deinen Software-Stack — relevant für Angreifer, die nach bekannten Schwachstellen suchen.
• Aus welcher Vorlage es stammt. Template-Namen enthalten manchmal interne Projektcodes.

Dokumente richtig bereinigen

ShredHub schreibt die Dokumenteigenschaften neu, statt Teile zu löschen — die Datei bleibt in Word, Excel und PowerPoint gültig:

1. core.xml behält nur normalisierte Zeitstempel.
2. app.xml behält den Anwendungsnamen, entfernt Company, Manager und Template.
3. Eigene Eigenschaften werden geleert.
4. Makros werden nicht entfernt — ShredHub warnt stattdessen, weil das Entfernen den Dateityp ändert und Workflows brechen kann. Entferne Makros bei Bedarf im Editor.

Bei PDFs leert ShredHub das Info-Dictionary, entfernt den XMP-Stream und strippt JavaScript-Trigger — anschließend wird das Ergebnis verifiziert.

Eine Gewohnheit, die sich lohnt

Baue einen Bereinigungsschritt in deinen Dokument-Workflow ein — direkt vor „an externe Empfänger senden". Es dauert Sekunden, braucht keine Spezialsoftware und verhindert die kleinen Leaks, die sich über die Zeit summieren.